§1. INFORMACJE OGÓLNE
- Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w sklepie internetowym CLOUDY SCENTS, dostępnym pod adresem: www.cloudyscents.pl
- Administratorem danych osobowych jest: Klaudia Grabowska prowadząca działalność gospodarczą w United Kingdom CLOUDY SCENTS 65 Woodlawn Avenue, BT38 8PP Carrickfergus United Kingdom VAT No.: GB522093616, E-mail: [email protected]
- Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do prowadzonej działalności, w szczególności:
- UK GDPR,
- Data Protection Act 2018,
- przepisami dotyczącymi ochrony danych obowiązującymi w United Kingdom,
- EU GDPR (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) – w zakresie, w jakim znajduje ono zastosowanie do przetwarzania danych osób znajdujących się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
- Zakres zastosowania EU GDPR może wynikać w szczególności z prowadzenia sprzedaży lub kierowania działalności do osób znajdujących się na terenie Unii Europejskiej.
- Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do danych osób korzystających ze Sklepu, w szczególności Klientów, osób składających zamówienia, kontaktujących się ze Sklepem oraz użytkowników strony internetowej.
§2. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY
- W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko,
- adres dostawy,
- adres rozliczeniowy,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- dane dotyczące zamówienia,
- dane dotyczące płatności i transakcji,
- dane dotyczące zwrotów i reklamacji,
- dane zawarte w korespondencji z Administratorem,
- dane dotyczące korzystania ze strony internetowej,
- adres IP,
- informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki,
- dane zbierane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii.
- Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności. Dane płatnicze są w takim przypadku przetwarzane przez odpowiedniego dostawcę usług płatniczych zgodnie z jego własnymi zasadami prywatności.
§3. CELE PRZETWARZANIA DANYCH
Administrator może przetwarzać dane osobowe w szczególności w celu:
- realizacji zamówień i zawierania umów sprzedaży;
- obsługi płatności;
- organizacji dostawy zamówionych produktów;
- wystawiania faktur, rachunków oraz prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej;
- obsługi zwrotów, reklamacji i innych zgłoszeń Klientów;
- kontaktowania się z Klientem w sprawach związanych z zamówieniem;
- obsługi konta Klienta, jeżeli Sklep umożliwia jego utworzenie;
- zabezpieczenia Sklepu przed oszustwami, nadużyciami i nieautoryzowanym dostępem;
- dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami;
- prowadzenia analiz dotyczących funkcjonowania Sklepu;
- prowadzenia działań marketingowych, jeżeli Administrator posiada odpowiednią podstawę prawną, w tym zgodę, jeżeli jest ona wymagana;
- wysyłania newslettera, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na jego otrzymywanie;
- realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
§4. PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
W zależności od celu przetwarzania Administrator może opierać przetwarzanie danych na następujących podstawach prawnych:
- wykonanie umowy – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zamówienia lub wykonania umowy;
- obowiązek prawny – gdy przetwarzanie jest wymagane przez przepisy prawa, w szczególności przepisy podatkowe i księgowe;
- zgoda – gdy przetwarzanie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą, np. w przypadku określonych działań marketingowych;
- prawnie uzasadniony interes Administratora – w szczególności w celu ochrony Sklepu przed oszustwami i nadużyciami, zabezpieczenia systemów informatycznych, dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami oraz prowadzenia określonych działań związanych z funkcjonowaniem działalności;
- inne podstawy prawne przewidziane przez właściwe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
§5. PODANIE DANYCH
- Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy sprzedaży.
- Podanie danych wymaganych przepisami prawa, w szczególności w celu wystawienia dokumentów sprzedażowych lub prowadzenia dokumentacji podatkowej, może być obowiązkowe.
- Podanie danych w celu otrzymywania newslettera lub określonych komunikatów marketingowych jest dobrowolne.
- Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
§6. ODBIORCY DANYCH
- Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.
- Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
- firmy kurierskie i przewoźnicy,
- operatorzy płatności,
- dostawcy hostingu i infrastruktury IT,
- dostawcy systemów sklepowych i oprogramowania,
- dostawcy usług księgowych,
- dostawcy usług pocztowych i komunikacyjnych,
- dostawcy usług analitycznych,
- dostawcy usług marketingowych,
- podmioty świadczące usługi prawne,
- podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
- Przykładowymi dostawcami usług mogą być operatorzy tacy jak Stripe, PayPal, WooPayments/WooCommerce oraz inni dostawcy wykorzystywani przez Administratora w związku z funkcjonowaniem Sklepu.
- W zależności od wykorzystywanych usług poszczególni dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na rzecz Administratora albo jako niezależni administratorzy danych.
- Administrator podejmuje odpowiednie działania w celu zapewnienia, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z właściwymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.
§7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA UK I EOG
- Administrator prowadzi działalność w United Kingdom i może korzystać z dostawców usług znajdujących się w różnych państwach.
- Dane osobowe mogą być przekazywane poza United Kingdom lub Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie zgodnie z zasadami dotyczącymi międzynarodowych transferów danych.
- W przypadku zastosowania UK GDPR Administrator zapewnia odpowiedni mechanizm legalizujący transfer danych, jeżeli taki mechanizm jest wymagany.
- W przypadku zastosowania EU GDPR Administrator korzysta z odpowiednich mechanizmów przewidzianych przez EU GDPR.
- United Kingdom posiada decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony danych dla transferów objętych tą decyzją. Aktualne decyzje dotyczące adekwatności UK zostały odnowione w grudniu 2025 r. i obowiązują do 27 grudnia 2031 r.
- Jeżeli transfer danych nie jest objęty decyzją o adekwatności, Administrator może stosować odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez właściwe przepisy, w tym standardowe klauzule umowne lub inne dozwolone mechanizmy.
- Administrator może korzystać z dostawców usług informatycznych i płatniczych, których infrastruktura lub podwykonawcy znajdują się poza UK lub EOG. W takim przypadku transfer danych odbywa się zgodnie z odpowiednimi wymogami dotyczącymi ochrony danych.
§8. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
- Administrator przechowuje dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
- Dane związane z zamówieniem są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji umowy, obsługi ewentualnych zwrotów i reklamacji oraz przez okres wymagany przepisami dotyczącymi rachunkowości, podatków i obowiązków prawnych.
- Dane związane z dokumentacją podatkową i księgową są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
- Dane przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ich dochodzenia, obrony lub przedawnienia.
- Dane dotyczące cookies są przechowywane przez okres zależny od rodzaju konkretnego pliku cookie i jego funkcji.
§9. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
W zakresie przewidzianym właściwymi przepisami prawa osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać w szczególności prawa do:
- uzyskania dostępu do swoich danych;
- sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
- wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.
Nie wszystkie prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji. Ich zakres może zależeć od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych.
§10. ORGANY NADZORCZE
- W zakresie UK GDPR właściwym organem nadzorczym jest:
Information Commissioner’s Office (ICO)
United Kingdom
Oficjalna strona: Information Commissioner’s Office
- Osoby, do których zastosowanie ma EU GDPR, mogą mieć również prawo wniesienia skargi do właściwego organu ochrony danych w państwie członkowskim UE, w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca, w którym doszło do domniemanego naruszenia.
§11. PLIKI COOKIES
- Sklep korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii.
- Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:
- zapewnienia prawidłowego działania Sklepu,
- utrzymania sesji użytkownika,
- zapamiętywania ustawień użytkownika,
- realizacji funkcji koszyka i procesu zamówienia,
- zapewnienia bezpieczeństwa,
- analizowania korzystania ze strony,
- prowadzenia działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
- Sklep może wykorzystywać cookies własne oraz cookies pochodzące od zewnętrznych dostawców usług.
- Cookies mogą być:
- sesyjne – usuwane po zamknięciu przeglądarki,
- stałe – przechowywane przez określony czas lub do momentu ich usunięcia.
- W przypadku cookies wymagających zgody użytkownik może wyrazić zgodę za pośrednictwem dostępnego w Sklepie mechanizmu zarządzania zgodami.
- Użytkownik może również zarządzać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki.
- Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych cookies, ich dostawców, celów oraz okresów przechowywania powinny być przedstawione w narzędziu do zarządzania zgodami cookies lub w odrębnej informacji dotyczącej cookies.
- Informacje przekazywane użytkownikom dotyczące cookies powinny być jasne i zrozumiałe oraz wskazywać, do czego poszczególne technologie są wykorzystywane.
§12. MARKETING BEZPOŚREDNI
- Administrator może prowadzić marketing bezpośredni swoich produktów i usług, jeżeli posiada odpowiednią podstawę prawną.
- Newsletter oraz inne formy komunikacji marketingowej wymagające zgody są wysyłane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody.
- Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z otrzymywania newslettera poprzez skorzystanie z funkcji rezygnacji dostępnej w wiadomości lub kontaktując się z Administratorem.
- Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych.
§13. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
- Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych.
- Środki te mają na celu w szczególności ochronę przed:
- nieuprawnionym dostępem,
- utratą danych,
- zniszczeniem danych,
- przypadkowym ujawnieniem danych,
- nieuprawnioną zmianą danych,
- innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania.
- Administrator dokonuje okresowej oceny stosowanych zabezpieczeń i może je zmieniać w zależności od charakteru przetwarzanych danych oraz aktualnych zagrożeń.
§14. DANE DZIECI
- Sklep nie jest przeznaczony do świadomego zbierania danych osobowych dzieci bez odpowiedniej podstawy prawnej.
- Jeżeli Administrator dowie się, że otrzymał dane dziecka w sytuacji, w której ich przetwarzanie nie jest prawnie uzasadnione, podejmie odpowiednie działania zgodnie z właściwymi przepisami.
§15. ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI
- Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:
- zmiany przepisów prawa,
- zmiany sposobu funkcjonowania Sklepu,
- zmiany wykorzystywanych usług lub dostawców,
- wprowadzenia nowych funkcji,
- zmiany sposobu przetwarzania danych.
- Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie Sklepu.
- Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.
§16. KONTAKT W SPRAWACH DANYCH OSOBOWYCH
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:
CLOUDY SCENTS
Klaudia Grabowska
65 Woodlawn Avenue
BT38 8PP Carrickfergus
United Kingdom
E-mail: [email protected]
VAT No.: GB522093616

